مشكلات سازمان‌ها در استفاده از سيستم‌های دستی

كليه سازمان‌ها، مؤسسات و شركت‌ها از گذشته تا به حال در كليه نقاط دنيا با توجه به دايره وظايف خود و كارهایی كه انجام می‌دادند و می‌دهند، يك سری فرم‌های سازمانی تعريف می‌كنند و بر روی هر نوع از آنها يك‌سری عمليات تعريف می‌نمايند تا بتوانند به اهداف خود در انجام كارها برسند و يا برای انجام عمليات نامه‌نگاری و مكاتبات خود مكانيزم‌هايی درپيش می‌گيرند و يك سری عمليات دفتری طراحی می‌كنند. برخی از اين موارد از نظر كارايی درست طراحی شده‌اند اما برخی ديگر نيز مشكلاتی دارند. در كل، سازمان‌هايی كه دارای سيستم‌های دستی می‌باشند، با يك سری مشكلات عديده روبرو هستند كه در زير به بعضی از آنها اشاره شده است:
 

صرف انواع هزينه‌ها، بدون رسيدن به بهره‌وري بالا. ( هزينه‌هايي همچون زمان، وقت،كاغذ، ونيروي انساني بيشتر و انواع هزينه‌هاي پستي )
كندي توليد اسناد و فرم‌هاي كاغذي
سختي توليد انواع اسناد جديد و منطبق كردن آن با ساختار سازمان
محدوديت دسترسي به سازمان، زيرا اسناد كاغذي نمي‌توانند در هر زمان و از هر مكاني پاسخگوي مراجعان و مسؤولان باشند.
عدم وجود امنيت براي اسناد كاغذي ( 1- گم شدن اسناد كاغذي 2- دخل و تصرف در اسناد كاغذي، بدون آنكه اثري از تغييرات باقي بماند)
عدم وجود امكانات لازم براي كنترل گردش و رديابي اسناد و سپس كشف و تشخيص نقاط مشكل‌ساز در سيستم
عدم وجود امكانات لازم براي مشاهده وضعيت يك سند از راه دور
عدم دسترسي سريع به اطلاعات و بايگاني‌هاي سازمان
پراكندگي جغرافيايي شعبه‌هاي سازمان
كندي ذاتي سيستم سنتي و ايجاد مشكلاتي براي ارباب رجوع
كندي و پيچيدگي جستجوي اسناد و مكان‌يابي آنها
نياز به حجم زيادي از فضا و تعداد زيادي كمد و قفسه در هر بخش از بايگاني سازمان
عدم دسترسي سريع مديران به آخرين ويرايش از اطلاعات و آمار
عدم امكان ضميمه كردن اسناد ديجيتال (مثل صدا، تصوير و فيلم)
عدم رسيدن به بهره‌وري بر اثر وجود مشكلات در سيستم‌هاي دستي. ايجاد ازدحام ارباب‌رجوع‌ها و ايجاد نارضايتي از سازمان
 
 
 
رويكرد مديريتی به سمت استفاده از سيستم های مكانيزه

امروزه در سراسر دنيا، هر مدير دانا و دور‌انديشی به دنبال اين است كه بهره‌وری شركت، سازمان و يا مؤسسه زير نظر خود را تا حد امكان بالا ببرد. به همين منظور اين مديران از روش‌ها و راهكارهای نخبگان مديريت دنيا، همچون "دكتر دمينگ" و ديگران استفاده می‌نمايند. براي مثال مديران ژاپنی‌ با عمل به دستورات "دكتر دمينگ" و نهايت استفاده از حضور اين مدير آمريكايی در ژاپن، مديريت نوينی را به دنيا عرضه نمودند و بهره‌وری مؤسسه زير نظر خود را تا چندين برابر ، افزايش دادند.
اين نخبگان در كتاب‌ها و نوشته‌های خود، از چارت سازمانی گرفته تا خصوصيات اخلاقی مديريت و كارمندان، اشتباهات مهلك مديران، روش‌های كنترل كيفيت، روش‌های سنتی و نوين بازاريابی، پيشگيری مشكلات قبل از وقوع و چگونگی استفاده از اطلاعات و آمار را مورد بحث و بررسي قرار داده‌اند.
جهت اينكه يك مدير موفق بتواند به جلو حركت كند بايد به اطلاعات صحيح سازمانی و آمارها به راحتی دسترسی داشته باشد و بر انبوه اطلاعات فرم‌ها، اسناد، مدارك و نامه‌‌ها از داخل و خارج سازمان مسلط باشد.
برای اينكه مديران بتوانند به اهدافي كه برای سازمان خود ترسيم كرده‌اند برسند و يا به نظرات نخبگان دنيا جامع عمل بپوشانند، به يكسری ابزار و وسيله نياز دارند. اين ابزارها در واقع همان ابزارهايی هستند كه هر استادكاری برای خود و شاگردانش تهيه مي‌كند.
پس از گذشت مدت زمانی كوتاه، در يك سازمان، شركت و يا مؤسسه ، آنقدر اطلاعات جمع می‌شود كه اگر مديريت نشود، بجای اينكه يك سرمايه گرانقدر برای آن سازمان به حساب آيد، مانند غل و زنجيری به پای مديران آن سازمان، حركت آنها را كندتر و كندتر می‌كند و فكر آنها را از آينده به حال معطوف می‌سازد.
مديران در بيشتر نقاط دنيا برای رسيدن به بهره‌وری بالاتر ، به اين سمت روی آورده‌اند كه برای برخی از نيازهای سازمان خود (سيستم‌های اداری - مالی- مديريت منابع انسانی- اطلاعات مديريت و عمليات مكانيزه سازمانی) بسترهای اطلاعاتی مناسبی را آماده كنند.
در زير به برخی از اين بسترها كه در زمينه سيستم‌های اداری و نيز مكانيزه نمودن بسياری از عمليات سازمانی و اطلاعات مديريت، استفاده می‌شوند، اشاره می‌كنيم:

توانايي ايجادِ الكترونيكي نامه‌ها و مكاتبات مورد نياز با كمترين هزينه زماني و مالي

گردش سريع و امن نامه‌ها، مكاتبات و اطلاعات فرم‌ها و اسنادِ درون سازماني

گردش سريع و امن نامه‌ها، مكاتبات و اطلاعات فر‌م‌ها و اسناد بين كليه شعب سازمان

ارسال و دريافت سريع و امن نامه‌ها، مكاتبات و اطلاعات فرم‌ها و اسناد بين سازمان خود و ديگر سازمان‌ها

ايجاد بايگاني‌هاي مناسب الكترونيكي با قابليت دسترسي سريع به آنها

دسترسي به آخرين ويرايش اطلاعات و آمار مورد نياز مديران

توانايي ِ نظارت بر امور اداري و عملكرد نيروي انساني در سازمان

اين مديران به اين نتيجه رسيدند كه، سازمان خود را از سيستم‌هاي سنتيِ مبتني بر كاغذ نجات دهند و به سمت سيستم‌هاي الكترونيكي و كامپيوتري يكپارچه راهنمايي كنند. در كشور عزيزمان ايران نيز بسياري از سازمان‌ها، در اولين فازِ سازمان بدون كاغذ، از سيستم‌هاي نرم‌افزاري كه معمولاً به «سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و گردش كاري» معروفند، استفاده نموده‌اند.